RAPAT SOSIALISASI DAN UJI COBA PENGISIAN DOKUMEN PKKM MELALUI PLATFROM VILA GURU

Singkawang (Kemenag) – Sebagai langkah nyata mendukung transformasi digital dalam pelayanan pendidikan, Seksi Pendidikan Islam Kantor Kementerian Agama Kota Singkawang menggelar Rapat Tim Efektif Implementasi Aksi Perubahan dengan agenda utama Sosialisasi dan Uji Coba Pengisian Dokumen Penilaian Kinerja Kepala Madrasah (PKKM) melalui platform Vila Guru. Kegiatan berlangsung di ruang Sekretariat Zona Integritas (ZI) mulai pukul 10.00 WIB hingga selesai.

Rapat ini merupakan bagian dari implementasi aksi perubahan yang digagas oleh Kasi Pendidikan Islam, Hj. Rohmawati, selaku Project Leader peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) IV Tahun 2025, dengan bimbingan langsung dari Kepala Kantor, H. Muhlis, selaku mentor. Aksi perubahan mengusung tema besar: Optimalisasi Proses Pemberkasan Penilaian Kinerja Kepala Madrasah melalui Pemanfaatan Sistem Informasi Vila Guru.

Dalam sambutannya, Hj. Rohmawati memaparkan kilas balik perjalanan aksi perubahan yang telah dirintis, mulai dari perencanaan hingga tahap sosialisasi saat ini. Ia menegaskan bahwa kegiatan ini menjadi momentum penting dalam memperkuat komitmen bersama untuk mewujudkan layanan pendidikan yang efektif, efisien, dan berbasis digital. “Dengan sistem ini, kita tidak hanya mempermudah proses pemberkasan PKKM, tapi juga mendukung budaya kerja cerdas yang berbasis teknologi,” ujarnya penuh semangat.

Acara ini dihadiri oleh Tim Efektif Aksi Perubahan, para pengawas madrasah sebagai asesor PKKM, serta perwakilan dari Madrasah Negeri yang menjadi pilot project implementasi sistem.

Materi sosialisasi disampaikan oleh Irwandi, Kepala MAN Singkawang sekaligus Tim IT pengembang platform Vila Guru. Ia menjelaskan bahwa sebelumnya Vila Guru hanya digunakan untuk unggah dokumen TPG dan sosialisasi regulasi pendidikan. Namun, melalui aksi perubahan ini, fungsinya diperluas untuk mendukung pelaksanaan PKKM secara digital.

“Menu PKKM pada Vila Guru kini memiliki dua submenu utama, yaitu Berkas PKKM dan Tutorial. Sistem ini berbasis Google Drive, jadi setiap madrasah maupun asesor perlu memiliki akun Gmail aktif,” jelas Irwandi. Ia juga menambahkan bahwa pengunggahan dokumen dilakukan oleh operator madrasah melalui tautan Google Drive yang dimasukkan ke dalam sistem, sementara asesor dapat melihat dan mengunduhnya langsung untuk keperluan penilaian.

Setelah sesi pemaparan, kegiatan dilanjutkan dengan praktik langsung uji coba pengisian dokumen PKKM oleh operator madrasah dengan pendampingan dari Tim IT. Suasana penuh antusiasme dan partisipatif tampak selama sesi ini, yang kemudian dilanjutkan dengan Focus Group Discussion (FGD) guna menghimpun saran, kritik, dan masukan dari para peserta.

Menutup kegiatan, Hj. Rohmawati menyampaikan pesan penting kepada seluruh pengawas madrasah. “Meskipun belum ada Surat Edaran resmi, kami mohon kepada Bapak/Ibu pengawas untuk mulai menyampaikan kepada madrasah binaan masing-masing agar dapat mencicil pengunggahan dokumen ke Vila Guru dari sekarang. Ini demi meringankan proses nanti saat implementasi penuh berjalan,” pesannya.

Irwandi turut menambahkan bahwa Tim IT selalu terbuka terhadap masukan dari madrasah. “Masukan dari lapangan sangat penting bagi kami untuk terus menyempurnakan sistem. Vila Guru adalah milik kita bersama, dan akan terus berkembang bersama kebutuhan dan aspirasi pengguna,” ucapnya.

Melalui aksi perubahan ini, Kantor Kemenag Singkawang kembali menunjukkan komitmennya dalam mengintegrasikan teknologi digital untuk mendukung sistem pendidikan yang lebih transparan, terukur, dan profesional. Sebuah langkah kecil namun berdampak besar menuju layanan pendidikan madrasah yang lebih adaptif dan modern.